Учимся отправлять письма (запросы, обращения) почтой правильно

У многих, особенно у новичков на нашем ресурсе, могло сложится впечатление, что проект посвящен исключительно проблематике "Михайловский-Плеяда-Фагор". Но это не так.
Именно актуальность данной темы вызвала некую однонаправленность публикаций. В целом же ресурс посвящен проблематике кредитных отношений в целом. Это легко проверить по предыдущим статьям.
В данной публикации мы поговорим о том, как правильно отправить почтой уже готовые и составленные запросы в банки, коллекторам и государственным учреждениям. Вопросам составления таких писем посвящены другие статьи в блоге.
Казалось бы, что нет ничего проще, чем сходить на почту, купить конверт и марку, заполнить реквизиты отправителя и получателя, и с чувством исполненного долга бросить готовое письмо в почтовый ящик. Но, как оказалось, многие никогда не пользовались услугами почты и не знают, как все сделать правильно.
Этим вопросам и будет посвящена данная публикация.

Почему почтой?

Мне часто приходится слышать, что заемщик потребовал прислать ему необходимые документы. Но такое требование было сказано по телефону или в электронном письме (по имэйлу).
Увы, но доказать факт такого требования практически невозможно. Считайте, что его и не было. Даже в наш электронный век бумажный документ имеет некий приоритет. При этом, заемщик должен иметь на руках не только сам составленный документ, но и получить доказательства его отправки и получения адресатом со всеми вытекающими последствиями.
Напомню, что многие нормы законодательства предусматривают ответ банка или коллектора именно на письменное обращение. В этом свете напомню норму, указанную в ч.2 ст.1082 ГКУ, касательно обязанности предоставить доказательства переуступки (факторинга) только на письменный запрос должника.
Я уже не говорю о подаче исков в суд почтой или иной деловой корреспонденции сторонам спора.
И так, вы должны не просто отправить некое письмо, но и при необходимости доказать факто такой отправки.

Варианты

В целом существует 3 варианта почтовых отправлений:

1. простое;
2. рекомендованное;
3. ценное.

Они отличаются оформлением, потраченным временем на отправку и, конечно же, ценой услуги.

Простое отправление

Если коротко, это самое обычное письмо. Доказать факт его отправки и получения невозможно. Единственное преимущество - невысокая стоимость, обычно до 10 грн. по Украине.

Я категорически не рекомендую отправлять официальные письма таким способом.

Рекомендованное отправление

Его преимущества:

1. доставка "до двери" получателя";
2. отслеживание отправителем по уникальному номеру отправления;
3. возможность уведомления о вручении.

Рекомендованные отправления носит и вручает почтальон непосредственно. И это большой плюс.

Дальше, такое отправление можно отслеживать по уникальному коду, который указан в квитанции почтового отделения об оплате услуг. Вот ссылка на запрос по отслеживанию.

Более того, есть возможность прикрепить к письму дополнительный документ - уведомление о вручении. Его подписывает получатель и оно возвращается на адрес отправителя, как документальное доказательство. Очевидно, что именно это нам и нужно.

Однако и тут есть свои минусы. Дело в том, что будет невозможно доказать, что именно вы отправили - запрос, газету или рекламное предложение.

Стоимость такого отправления до 15 грн. по Украине (в среднем, зависит от веса).

Ценное отправление

В данном случае получаем такие преимущества:

1. отслеживание отправителем по уникальному номеру отправления;
2. возможность уведомления о вручении;
3. опись вложений в такое отправление.

Таким образом, сохраняется возможность отслеживания и уведомления о вручении.

Но также отправитель указывает, что конкретно вкладывается в конверт. Это оформляется отдельным документом - описью вложений. Данная опись оформляется в 2-х экземплярах - одна вкладывается в конверт, вторая остается у отправителя. На них свою подпись ставит работник почты и штемпель отделения. Получившая сторона уже не сможет заявить, что была прислана макулатура или ненужный спам.

Однако, ценное отправление почтальон не носит "до двери", а лишь оставляет в почтовом ящике получателя уведомление почтового отделения о необходимости прийти на почту и забрать корреспонденцию.

Стоимость такой услуги - около 25 грн. по Украине (зависит от веса).

Что выбрать?

По своему опыту скажу, что обычно хватает ценного отправления с описью вложений и уведомления о вручении. Но если вы хотите полностью предусмотреть все варианты, продублируйте такое письмо рекомендованным отправлением с уведомлением о вручении.

Уведомление о вручении и Опись вложений

Бланки данных документов есть в каждом почтовом отделении. Там вы их можете заполнить от руки. Но эту работу можно упростить и подготовить все заранее, воспользовавшись формами:

1. уведомление о вручении;
2. опись вложений.

Лично мне это существенно все упрощает и экономит время. От руки я не очень люблю писать)

Готовое уведомление нужно печатать на довольно плотной бумаге (полукартон), поскольку оно клеиться к конверту и может легко оторваться.

В описи вложений обязательно указывайте количество страниц каждого документа и количество копий.

В остальном не должно возникнуть проблем.

Я не живу по адресу регистрации

Такое бывает часто. Заемщик не живет по прописке и не желает получать ответы на тот адрес. Однако в кредитном договоре указан именно адрес прописки. И тут у получателя могут возникнуть вопросы и подозрения, что запрос отправлен кем-то другим.

В данном случае я рекомендую открыть в почтовом отделении почтовый абонентский ящик и указывать его, как адрес отправителя и получателя ответа. Для это нужно оформить договор-заявку в самом почтовом отделении на несколько месяцев, оплатить услуги (это довольно недорогое удовольствие), а копию данного договора приложить к запросу как дополнение и доказательство правильности адреса.

Обязательно:

1. Если у вас есть сомнения в порядке составления письма, обратитесь к юристу. В большинстве случаев категорически не рекомендуется признавать подписание любых договоров и получение средств.
2. Если ваше письмо составлено на нескольких страницах, распишитесь внизу каждой из них. В конце письма укажите, что вы поставили подпись внизу каждой страницы и в конце в целом.
3. Возьмите на почте и храните квитанцию об оплате почтовых услуг (фискальный чек).

Если Вы не желаете или не можете составить такие запросы самостоятельно, то можете заказать их у меня или другого кредитного юриста.

Будьте бдительны и следите за обновлениями блога)