Документальные доказательства в кредитных спорах. Первичные документы о получении и внесении средств

Внимание! 16.11.2017 состоится вебинар "Банк (кредитор) обратился в суд. Выбираем стратегию защиты". Условия участия и регистрации смотрите в разделе "Вебинары".

Продолжаем наши изыскания по теме документальных доказательств.
Если мы говорим о кредитных отношениях, то все крутится вокруг понятия "документ". Вы, конечно же, поняли это с первой публикации в данном цикле. Более того, в этой рубрике мы анализируем именно документальные доказательства.
Сейчас не найти человека, который в своей жизни хоть раз не составлял и множество раз не подписывал документы. Например, без подписи владельца паспорт гражданина Украины считается недействительным.
Мы постоянно получаем массу разнообразных документов: фискальные чеки в магазине, квитанции на оплату коммунальных услуг, почтовые уведомления, разнообразные платежные документы, акты, протоколы, официальные письма и т.д.
В данной публикации мы поговорим о финансово-бухгалтерских первичных документах, которые подтверждают получение средств по некому кредитному договору, а также внесение средств в исполнение обязательств заемщика (погашение кредита). Как мы уже говорили с Вами ранее, сам кредитный договор говорит только о намерениях сторон, но не о фактическом выполнении обязательств по сделке.

Немного теории

Необходимо понять, что основу любой хозяйственной или бизнес-деятельности составляет операция. Например, операциями являются приемка-получение товара, оплата за продукцию, выполненные работы или предоставленные услуги, выплата зарплаты, списание материалов и т.д.
Основой операций с бизнес-партнерами или клиентами является договор, в рамках которого осуществляется такая деятельность.
Кроме того, отдельная операция является единицей бухгалтерского/финансового учета. Уже на основе учета операций ведется весь остальной необходимый учет в деятельности организации.
При этом каждая операция обязана оформляться первичным документом - накладной, квитанцией, чеком, актом, платежным поручением, мемориальным ордером и т.д.
Как правило, такой документ подписывают две стороны - передающая и принимающая. Если первичный документ только констатирует факт, то он может быть оформлен одной стороной или коллегиально. Например, если товар съели мыши, то просить их расписаться в акте о потере, явно заранее провальное дело. Вместо этого создается комиссия с определенными полномочиями.
Те же правила касаются кредитования. Операции по выдаче средств банком и их внесении заемщиком обязаны иметь подтверждение в виде первичных документов. В данных операциях всегда принимают участие две стороны - кредитор и заемщик. А это означает, что и первый и второй должны документально подтвердить приемку-передачу средств в виде автографа, печати и других необходимых реквизитов.

Первичный документ в бухгалтерском учете

Согласно ст.1 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине":

"господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства;"

Хоть данное определение непонятно простому обывателю, это именно то, о чем мы с Вами говорили выше.

Далее, в этой же статье:

"первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення;"

Другими словами, без наличия документа подтвердить проведение хозяйственной операции невозможно. Он является единственным доказательством.

В соответствии с ч.1 ст.9 Закона:

"Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи."

Исходя из данной нормы, мы можем сделать такие выводы.

Во-первых, без первичного документа ведение бухучета невозможно. Это основа основ. Любая цифра и запись учета должна основываться только на имеющемся первичном документе.

Во-вторых, первичный документ - основа составления других (сведенных) учетных документов, таких как:

• выписки;
• регистры;
• ведомости;
• отчетность и т.д.

Но вносить данные в такие производные документы можно только на основе и с учетом первичных.

Так, в соответствии в абзацем 1 ч.3 указанной статьи:

"Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо."

Согласно ч.2 ст.9 указанного Закона:

"Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: 

назву документа (форми); 

дату і місце складання; 

назву підприємства, від імені якого складено документ; 

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 

особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Как видим, законодатель разрешает оформление документов в электронном виде с использованием цифровой подписи. Но и в этом случае работает правило, согласно которому, идентификация участника является обязательной.

Однако прошу Вас учесть, что согласно ч.6 ст.9 Закона:

"У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами."

Таким образом, по требованию клиента, а тем более суда, банк или иное предприятие обязано предоставить все первичные документы на бумаге, даже если они хранятся в электронном виде.

Первичные документы в кредитных отношениях

Согласно п.1.10 Положения про про организацию операционной деятельности в банках Украины, утвержденного Постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 №254:

"первинний документ - документ, який містить відомості про операцію та підтверджує її здійснення;"

Как видим, схожее определение мы уже встречали в Законе Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

В соответствии с п.1.8 Положения:

"У разі відкриття відділень банки (філії) зобов'язані забезпечити:

документування всіх операцій (складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку); 

....."

Также, в соответствии с п.4.2 Положения:

"Підставою для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухгалтерського обліку є первинні документи."

Других оснований для отражения операций в учете банков не предусмотрено.

Согласно п.4.3 Положения:

"Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення в паперовій та/або в електронній формі."

Т.е. электронная форма тоже может присутствовать. Документ может быть составлен на бумаге, в качестве электронной записи или одновременно в двух режимах.

Согласно п.4.8 Положения:

"У первинних документах, на підставі яких здійснюються записи в бухгалтерському обліку, мають зазначатися номери кореспондуючих рахунків за дебетом і кредитом, сума операції в грошовому виразі, дата виконання, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додатковому контролю), підпис уповноваженої особи (якщо підставою для здійснення операції було відповідне розпорядження)."

Далее, п.4.10 Положения уточняет, что:

"Первинні документи складаються на бланках форм, затверджених відповідно до законодавства України. Документування операцій може здійснюватися з використанням бланків, виготовлених банками самостійно, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити форм, затверджених відповідно до законодавства України.

Первинні документи складаються на паперових носіях або в електронній формі та мають містити такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми); 

дату і місце складання; 

назву підприємства (банку), що склало документ; 

зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру; 

посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення; 

особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції." 

Но согласно п.4.11 Положения, если документы касаются расчетов, то:

"До обов'язкових реквізитів первинних документів, що використовуються для розрахунків (крім перелічених вище), також належать: 

назва одержувача коштів; 

сума операції (цифрами та словами). Сума операції може бути відображена лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативно-правовими актами Національного банку; 

номери рахунків; 

назва банку (одержувача та платника коштів)."

Таким образом, первичные документы должны содержать полную информацию о характере совершенной операции.

Виды первичных документов в кредитных отношениях

Согласно п.п.б) п.4.4 Положения про про организацию операционной деятельности в банках Украины, утвержденного Постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 №254 по сути первичные документы банка (бумажные и электронные) делятся на:

"касові;

меморіальні (для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій)."

Третьего типа первичных документов не существует.

Кассовые первичные документы

Кассовые операции проводятся либо через операционную кассу либо с использованием платежных устройств (банкоматов, терминалов и т.д.). В данной статье мы поговорим именно об операциях через операционную кассу. Использованию платежных устройств будет посвящена следующая статья в цикле.
В соответствии с п.4.5 Положения:

"Касовими документами оформляються операції з готівкою. Вони поділяються на прибуткові та видаткові. Касові документи оформляються відповідно до вимог, визначених нормативно-правовими актами Національного банку з організації касової роботи в банках України."

Таким образом, все что касается наличности и ее выдачи, оформляется кассовыми документами.

Более детально этот вопрос раскрыт в Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденной Постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 №174. Этот документ довольно массивен, поэтому остановимся только на основных его моментах.

В соответствии с п.4 раздела I Инструкции:

"касові операції - операції з видачі готівки, її приймання, обміну не придатних до обігу банкнот (монет) та виведених з обігу на придатні до обігу банкноти (монети), банкнот на монети, монет на банкноти, банкнот (монет) одного номіналу на банкноти (монети) іншого номіналу, вилучення з обігу сумнівних банкнот (монет), валютно-обмінні операції та операції з банківськими металами, а також операції з приймання на інкасо банкнот іноземної валюти та чеків в іноземній валюті, інших цінностей, які обліковуються на позабалансових рахунках;"

Согласно этому же пункту:

"касовий документ - документ, який оформляється для здійснення касової операції;"

Абзац 1 пункта 1.1 главы 1 раздела IV Инструкции уточняет, что:

"До касових документів, які оформляються згідно з касовими операціями, визначеними цією Інструкцією, належать: заява на переказ готівки (додаток 8), прибутково-видатковий касовий ордер (додаток 9), заява на видачу готівки (додаток 10), прибутковий касовий ордер (додаток 11), видатковий касовий ордер (додаток 12), грошовий чек (додаток 13), квитанція про прийняття на інкасо банкнот іноземних держав (додаток 22), квитанція про приймання до сплати на інкасо чеків в іноземній валюті, рахунки на сплату платежів, а також сліп, квитанція, чек банкомата, що формуються платіжними пристроями, та документи для відправлення переказу готівки та отримання його в готівковій формі, установлені відповідною платіжною системою."

 В соответствии с пунктом 1.7 главы 1 раздела IV Инструкции:

"Друкується така кількість примірників касових документів, крім грошового чека, яка потрібна для учасників розрахунків."

Касательно приема банком наличности в национальной валюте, то согласно пункту 2.2 главы 2 раздела IV Инструкции:

"Банк (філія, відділення) здійснює приймання від клієнта готівки національної валюти через операційну касу за такими прибутковими касовими документами:

за заявою на переказ готівки - від юридичних осіб для зарахування на власні поточні рахунки, від фізичних осіб - на поточні, вкладні (депозитні) рахунки, а також від юридичних та фізичних осіб - на рахунки банку (філії, відділення), у тому числі на погашення кредиту, інших юридичних або фізичних осіб, які відкриті в цьому самому банку або в іншому банку, та переказ без відкриття рахунку;

за рахунками на сплату платежів - від фізичних осіб на користь юридичних осіб;

за прибутковим касовим ордером - від працівників та клієнтів банку (філії, відділення) за внутрішньобанківськими операціями;

за документами, установленими відповідною платіжною системою, - від фізичних і юридичних осіб для відправлення переказу та виплати його отримувачу готівкою в національній валюті."

Если же речь идет об иностранной валюте, то в соответствии с пунктом 2.3 главы 2 раздела IV Инструкции:

"Банк (філія, відділення) здійснює приймання готівки іноземної валюти від клієнтів за такими прибутковими касовими документами:

за заявою на переказ готівки - від юридичних осіб - резидентів, фізичних осіб - підприємців та представництв-нерезидентів для зарахування на власні поточні рахунки; від уповноваженого представника нерезидента - суб'єкта господарювання для зарахування на розподільчий рахунок в іноземній валюті, відкритий цим банком (філією, відділенням) резиденту - суб'єкту господарювання; від фізичних осіб - на поточні, вкладні (депозитні) рахунки, погашення кредиту та переказ без відкриття рахунку;

за прибутковим касовим ордером - від працівників та клієнтів банку (філії, відділення) за внутрішньобанківськими операціями;

за документами, установленими відповідною платіжною системою, - від фізичних осіб на відправлення переказу, який приймається в готівковій формі."

Таким образом, единственным документом, который подтверждает намерение клиента внести средства наличностью в погашение кредита является именно заявление на перевод наличности.

Но стоит учесть, что согласно пункту 2.9 главы 2 раздела IV Инструкции:

"Банк (філія, відділення) зобов'язаний видати клієнту після завершення приймання готівки квитанцію (другий примірник прибуткового касового ордера) або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки у відповідній платіжній системі. Квитанція або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки у відповідній платіжній системі, має містити найменування банку (філії, відділення), який здійснив касову операцію, дату здійснення касової операції (у разі здійснення касової операції в післяопераційний час - час виконання операції або напис чи штамп "вечірня" чи "післяопераційний час"), а також підпис працівника банку (філії, відділення), який прийняв готівку, відбиток печатки (штампа) або електронний підпис працівника банку (філії, відділення), засвідчений електронним підписом САБ."

Получается, что подтверждением такой операции является квитанция банка. Таким образом присутствуют 2 документа - заявление на перевод наличности и квитанция банка.

Если мы говорим о выдаче банком наличности в национальной валюте, то согласно пункту 3.2 главы 3 раздела IV Инструкции:

"Банк (філія, відділення) видає з операційної каси готівку національної валюти за такими видатковими касовими документами:

за грошовим чеком - юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, а також фізичним особам - підприємцям;

за заявою на видачу готівки - фізичним особам з поточних, вкладних (депозитних) рахунків та фізичним і юридичним особам переказ без відкриття рахунку (з представленням юридичною особою довіреності на уповноважену особу), за операціями з клієнтами (видача кредиту, відшкодування сумнівних банкнот, які за результатами дослідження визнані справжніми, інше);

за документом на отримання переказу готівкою в національній валюті, установленим відповідною платіжною системою, - фізичним і юридичним особам (з представленням юридичною особою довіреності на уповноважену особу);

за видатковим касовим ордером - працівникам банку (філії, відділення) за внутрішньобанківськими операціями."

Касательно наличности в иностранной валюте пункт 3.4 главы 3 раздела IV Инструкции устанавливает, что:

"Банк (філія, відділення) здійснює видачу з операційної каси готівки іноземної валюти за такими видатковими касовими документами:

за заявою на видачу готівки - юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, а також фізичним особам - підприємцям з їх поточних рахунків на цілі, передбачені нормативно-правовими актами; фізичним особам з їх поточних, вкладних (депозитних) рахунків та переказу без відкриття рахунку, а також за операціями з відшкодування банкнот іноземної валюти, прийнятих на інкасо;

за видатковим касовим ордером - працівникам банку (філії, відділення) за внутрішньобанківськими операціями;

за документами на отримання переказу в готівковій формі, установленими відповідною платіжною системою, - фізичним особам."

Как видим, в данной норме прямо не упоминается слово "кредит", но выдача происходит именно с поточных счетов. А как мы с Вами говорили в предыдущих публикациях, только поточные счета используются для выдачи/получения кредитных средств.

В целом, по аналогии с внесением средств в кассу выдача кредитов в наличной форме оформляется заявлением на выдачу наличности.

Также, в соответствии с пунктом 3.13 главы 3 раздела IV Инструкции:

"Банк (філія, відділення) зобов'язаний видати клієнту після завершення видачі готівки один примірник видаткового касового документа (заява на видачу готівки, видатковий касовий ордер, інше). Видатковий касовий документ, крім реквізитів, передбачених пунктом 1.3 глави 1 цього розділу, має містити відбиток печатки (штампа) банку (філії, відділення)."

Таким образом, банк обязан выдать клиенту документ, подтверждающий получение средств, с соответствующими отметками.

Мемориальные первичные документы

Согласно п.4.6 Положения про организацию операционной деятельности в банках Украины, утвержденного Постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 №254:

"Меморіальні документи застосовуються банками для здійснення і відображення в обліку операцій банку і його клієнтів за безготівковими розрахунками відповідно до нормативно-правових актів Національного банку. До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать такі розрахункові документи:

меморіальні ордери; 

платіжні доручення; 

платіжні вимоги-доручення; 

платіжні вимоги; 

розрахункові чеки; 

інші документи (інші платіжні інструменти, що визначаються нормативно-правовими актами Національного банку)."

Таким образом, все расчеты в безналичной форме оформляются мемориальными документами.

Более детально порядок таких расчетов и оформления данных документов регулирует Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная Постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 №22.

В соответствии с п.1.4 Инструкции:

"безготівкові розрахунки - перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки отримувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням підприємств і фізичних осіб коштів, унесених ними готівкою в касу банку, на рахунки отримувачів коштів. Ці розрахунки проводяться банком на підставі розрахункових документів на паперових носіях чи в електронному вигляді;"

Т.е. если получение/погашение кредита (пользование кредитной линией) прошло без непосредственного участия наличности в кредитующем банке, то это безналичные операции. Аналогично, если Вы погашаете кредит наличностью в другом банке или получаете средства через банкомат другого банка, тут также используются безналичные расчеты.

В соответствии с п.1.13 Инструкции, такие расчеты проводятся с использованием:

"меморіального ордера (додаток 1);

платіжного доручення (додаток 2); 

платіжної вимоги-доручення (додаток 3); 

платіжної вимоги (додаток 4); 

розрахункового чека (додатки 5 та 6); 

акредитива (додаток 7); 

інкасового доручення (розпорядження) (додаток 24)."

Данная Инструкция довольно объемна. Она содержит все правила оформления данных документов, безналичных расчетов, предоставления копий документов клиенту и т.д. При желании Вы можете с ней ознакомится самостоятельно. Хотя многие ее положения могут быть сложны для понимания неспециалисту.

Главное - сделать ряд умозаключений.

Выводы

Все операции по предоставлению средств банками в кредит и погашению кредита бывают только кассовыми или мемориальными (безналичными).

Если Вы получаете средства в кассе банка или через его банкомат - это кассовые операции.

Получение средств в банкомате другого банка или погашения кредита через другой банк, оплата товаров с использованием платежной карты - это безналичная операция.

В любом случае каждая операция оформляется первичным документом в бумажной или электронной форме.

Стратегия

Всегда в суде настаивайте на истребовании оригиналов первичной документации о получении кредитных средств и погашении кредита. Расчеты банка и выписка по счету таковыми не являются. Они лишь производные сведенные бухгалтерские/расчетные документы, которые не могут прямо доказывать проведение той или иной операции.

Даже если документы были составлены только в электронной форме, банк обязан их предоставить на бумажном носителе с соблюдением всех требований к их составлению и заверению.

В следующей публикации мы поговорим о первичных документах учета операций с использованием платежных банковских карт.

Продолжение следует...

P.S. Я как автор этого поста, учитывая его объем и многочисленные ссылки на нормативную базу, оставляю за собой право изменить и уточнить некоторые моменты касательно трактовки и практического применения законодательных норм. Однако суть статьи и ее целостность не пострадают. Нет предела совершенству)

P.P.S. И не забывайте подписаться на рассылку новостей и анонсов блога (справа вверху блога), а также присоединиться к группам в соцсетях, ссылки на которые Вы найдете справа или в разделе "Контакты".

Публикации по теме:

1. Документальные доказательства в кредитных спорах. Как истребовать документы в суде (17.09.2017)
2. Документальные доказательства в кредитных спорах. Особенности банковских платежных карт (27.08.2017)
3. Документальные доказательства в кредитных спорах. Банковский счет (27.03.2016)
4. Документальные доказательства в кредитных спорах. Кредитный договор (22.03.2016)
5. Документальные доказательства в кредитных спорах. Изучаем основы (28.02.2016)